Najczęściej kwestia uzyskania klauzuli apostille i legalizacji dokumentów pojawia się, gdy dokumenty muszą być używane w innym kraju niż kraj wydania dokumentu. W jaki sposób inny kraj może zweryfikować autentyczność danego dokumentu? Tutaj potrzebujemy dodatkowego potwierdzenia - apostille lub legalizacji. W tym artykule skupimy się na różnicach między tymi dwiema procedurami.

Procedury nie zależą od dokumentu, języka lub organu wydającego, ale od kraju, w którym dokument ma być używany.

Legalizacja jest procedurą uwierzytelnienia dokumentów w krajach, które nie przystąpiły do Konwencji haskiej, która polega na stwierdzeniu zgodności dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia przez urzędnika konsularnego celem posługiwania się nim w innym państwie niż państwo jego wystawienia. Ważne jest, że legalizacja nie potwierdza autentyczności dokumentu, ale jedynie poświadcza wystawienie dokumentu w odpowiedniej formie, przez właściwy organ umocowany zgodnie z prawem miejscowym oraz to, że pieczęć i podpis znajdujące się na dokumencie nie są sfałszowane. 

Procedurę legalizacji muszą przejść dokumenty z następujących krajów: 

Afganistan, Algieria, Angola, Arabia Saudyjska, Bangladesz, Benin, Bhutan, Chiny (z wyłączeniem Specjalnych Rejonów Administracyjnych: Hong Kong, Macao), Czad, Egipt, Etiopia, Gambia, Ghana, Haiti, Indonezja, Irak, Iran, Jamajka, Jemen, Jordania, Kambodża, Kamerun, Kanada, Katar, Kenia, Kongo, Korea Północna, Kuba, Kuwejt, Laos, Liban, Libia, Madagaskar, Malezja, Mauretania, Mozambik, Nepal, Niger, Nigeria, Pakistan, Palestyna, Papua Nowa Gwinea, Republika Środkowoafrykańska, Rwanda, Senegal, Singapur, Somalia, Sri Lanka, Sudan, Syria, Taiwan, Tajlandia, Tanzania, Togo, Turkmenistan, Uganda, Wietnam, Wybrzeże Kości Słoniowej, Zambia, Zimbabwe, Zjednoczone Emiraty Arabskie.

Dokumenty są legalizowane przez placówki konsularne tych państw, gdzie dokumenty mają być wprowadzone do obrotu.

Z kolei, klauzula apostille potwierdza autentyczność dokumentów urzędowych, sądowych, notarialnych, handlowych i innych oraz uprawnienia organu do wydania takiego dokumentu. Uwierzytelnia ona pieczęć organu wydającego dokument oraz podpis i charakter, w jakim działa osoba podpisująca dokument. Najczęściej nadawana jest ona  przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych w kraju wydania dokumentu i używa się w tych krajach, które podpisały konwencję haską w 1961 r. (większość państw świata). Istnieje określona lista dokumentów, bezpośrednią na które można uzyskać klauzulę apostille. Czasami wymagane jest wcześniejsze poświadczenie w innych organach – np. w sądzie okręgowym, Ministerstwie Zdrowia lub Krajowej Izbie Gospodarczej. Na przykład zanim uzyskasz klauzulę apostille na dyplomie polskiej uczelni wyższej, musisz udać się do Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, lub z dokumentem notarialnym – do sądu okręgowego, właściwego miejscowo dla notariusza.

Z reguły, dokumenty wydane z innego kraju przedkładane są wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem. W Polsce takich tłumaczeń dokonują tłumacze przysięgli, wpisani na listę tłumaczy Ministerstwa Sprawiedliwości. Czy należy dodatkowo uwierzytelniać tłumaczenia przysięgłe? Mimo, że tłumaczenia, wykonane przez tłumacza przysięgłego są już uwierzytelnione, przy obrocie zagranicznym często wymaga się dodatkowego opatrzenia klauzulą apostille tych tłumaczeń. Najlepiej tłumaczyć dokumenty dopiero po opatrzeniu klauzulą apostille oryginałów, żeby zawierało jej tłumaczenie i było wykonane z ostatecznej wersji dokumentu, do którego nic później nie było dodawane.

Są również przypadki, kiedy apostille nie jest wymagane w ogóle. To dotyczy obrotu dokumentów na terytorium Unii Europejskiej, wydanych w państwach członkowskich. Od lutego 2019 roku apostille nie jest wymagane na następujących dokumentach:

• akty stanu cywilnego: urodzenia, małżeństwa, zgonu, imienia i nazwiska, zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą, związków partnerskich;
• adopcji;
• miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu;
• obywatelstwa;
• braku wpisu w rejestrze karnym;
• udziału w wyborach lokalnych i do Parlamentu Europejskiego.
  
  

Dokument wydany w innym państwie członkowskim UE w tym zakresie, każdy organ polski, w jakimkolwiek postępowaniu, powinien przyjąć bez konieczności żądania jego legalizacji lub apostille, jeśli jest on wymagany do realizacji sprawy. Natomiast w przypadku innych dokumentów, trzeba wcześniej uzyskać informację w organie, przyjmującym dokumenty zagraniczne.