Przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca należy dowiedzieć się o warunkach jego legalnego pobytu i zatrudnienia.  Istnieje wiele wyjątków, w których zezwolenie na pracę nie jest potrzebne, ale w tym artykule przyjrzymy się procedurze, w której zezwolenie jest wymagane.                                                                

Zezwolenie na pracę jest wydawane przez wojewodę właściwego dla siedziby lub adresu zamieszkania pracodawcy lub osoby fizycznej, chcącej zatrudnić cudzoziemca. Zezwolenie na pracę wydawane jest na czas określony maksymalnie na okres do 3 lat. Zezwolenie zawiera informacje o cudzoziemcu, pracodawcy oraz warunkach pracy, takich jak stanowisko, wynagrodzenie, miejsce wykonywania pracy. Warto podkreślić, że warunki pracy cudzoziemca w rzeczywistości nie powinny być gorsze niż wskazane w zezwoleniu na pracę. Na przykład, jeśli pracodawca lub pracownik ma potrzebę zmniejszenia liczby godzin pracy w tygodniu, należy zmienić zezwolenie na pracę.  Jednakże, jeśli warunki stają się lepsze, na przykład bez zmiany godzin pracy rośnie wynagrodzenie, to nie ma potrzeby zmiany uprzednio wydanego zezwolenia na pracę. Dokladnie tak samo jest i z umową, na podstawie której cudzoziemiec pracuje – zmiana umowy na korzyść pracownika nie wymaga zmiany zezwolenia. Na przykład, jeżeli w zezwoleniu na pracę jest wpisana umowa cywilnoprawna (umowa zlecenie, o dzieło), a pracodawca chce zmienić na umowę o pracę – nie wymaga to zmiany zezwolenia.

Istnieje kilka rodzajów zezwoleń na pracę:

Typ A - wydawane jest cudzoziemcowi w celu wykonywania pracy na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej ze spółką z siedzibą w Polsce, oddziałem lub przedstawicielstwem spółki zagranicznej w Polsce.

Typ B - wydawane jest cudzoziemcowi w celu pełnienia funkcji w zarządzie spółki, prokurenta, założyciela, który wykonuje obowiązki ponad 6 miesięcy w roku.

Typ C - wydawane jest cudzoziemcowi w celu wykonywania pracy na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej z zagraniczną firmą, która oddelegowała go do oddziału na terenie Polski na okres dłuższy niż 30 dni.

Typ D - wydawane jest cudzoziemcowi w celu wykonywania pracy na podstawie umowy o pracę z zagraniczną spółką nieposiadającą oddziału w Polsce, która oddelegowała na terytorium Polski do realizacji usług o charakterze krótkoterminowym.

Typ E - wydawane jest cudzoziemcowi w celu wykonywania pracy na podstawie umowy o pracę z zagraniczną firmą, która oddelegowała na terytorium Polski na okres dłuższy niż 30 dni w innym celu niż w zezwoleniach typu B, C, D.

Wniosek o udzielenie zezwolenia na pracę i cały komplet dokumentów składa nie pracownik, tylko pracodawca lub jego pełnomocnik.

Na dzień dzisiejszy oczekiwanie na zezwolenie na pracę trwa znacznie dłużej, niż byśmy chcieli. Na przykład w województwie mazowieckim termin wydania zezwolenia na pracę może wynieść nawet 6 miesięcy. Do czasu uzyskania zezwolenia cudzoziemiec nie może pracować u polskiego pracodawcy. Istnieje jednak kilka opcji, jak uzyskać zezwolenie w szybszym terminie lub rozpocząć pracę jeszcze przed jej otrzymaniem:

1. Możliwość uzyskania zezwolenia na pracę w przyspieszonej procedurze (1-2 miesiące).
2. Rozpocząć legalizację pracy cudzoziemca za pomocą rejestracji w urzędzie pracy oświadczenia pracodawcy o zatrudnieniu cudzoziemca (tylko dla obywateli Białorusi, Gruzji, Republiki Mołdawii, Federacji Rosyjskiej, Republiki Armenii i Ukrainy), co pozwoli kontynuować pracę w czasie oczekiwania na pozwolenie na pracę i uniknąć testu rynku pracy.

Przyspieszona procedura uzyskania zezwolenia na pracę polega na tym, że termin złożenia oryginałów jest rezerwowany z wyprzedzeniem, a do wizyty należy przygotować jest pełny zestaw dokumentów i poprawnie wypełniony wniosek. Pod warunkiem, że do zestawu dokumentów nie będzie dodatkowych pytań, zezwolenie zostanie wydane w ciągu 1-2 miesięcy. Także istnieje opcja złożenia wszystkich dokumentów elektronicznie, podpisując wniosek przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP, co skróci czas oczekiwania zezwolenia na pracę.

Warto wziąć pod uwagę, że zapisy na złożenie dokumentów w przyspieszonej procedurze nie są proste, a priorytet w kolejce w Warszawie mają następujące przypadki:

1. Dla pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą chcącego zatrudnić cudzoziemca do wykonywania pracy w zawodzie kierowcy ciągnika siodłowego lub kierowcy autobusu, samochodu ciężarowego;
2. Dla pracodawcy będącego osobą fizyczną chcącego zatrudnić cudzoziemca w gospodarstwie domowym do pełnienia opieki nad członkiem rodziny na stanowisku opiekunka dziecięca, opiekun osoby starszej lub asystent osoby niepełnosprawnej albo do pomocy w domu na stanowisku pomoc domowa lub opiekunka domowa;
3. Dla pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą zatrudniającego cudzoziemca na umowę o pracę od co najmniej 3 miesięcy (udokumentowane przepracowanie tego okresu) na podstawie zarejestrowanego w urzędzie pracy oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy i chcącego kontynuować zatrudnienie poprzez wystąpienie o zezwolenie na pracę;
4. Dla pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą zatrudniającego cudzoziemca na umowę inną niż umowa o pracę (umowa zlecenie, umowa o dzieło, inny typ kontraktu) od co najmniej 3 miesięcy (udokumentowane przepracowanie tego okresu) na podstawie zarejestrowanego w urzędzie pracy oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy i chcącego kontynuować zatrudnienie poprzez wystąpienie o zezwolenie na pracę;
5. Dla pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą chcącego zatrudnić cudzoziemca do wykonywania pracy na podstawie zezwolenia na pracę typu A dla innych przypadków niż powyżej określone;
6. Dla cudzoziemca delegowanego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na okres przekraczający 30 dni w roku kalendarzowym do oddziału lub zakładu podmiotu zagranicznego albo podmiotu powiązanego, w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, z pracodawcą zagranicznym.

Z doświadczenia wiemy, że większość wniosków o wydanie zezwolenia na pracę odpowiadają wymogom przyspieszonej procedury uzyskania zezwolenia na pracę, ale z powodu braku wiedzy o takim systemie wydawania zezwoleń, cudzoziemcy muszą czekać znacznie dłużej.