Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (dalej oświadczenie) jest dokumentem, który zwalnia cudzoziemca z posiadania zezwolenia na pracę. Jest ono najbardziej popularnym dokumentem wydawanym cudzoziemcom i może być zarejestrowane tylko dla obywateli sześciu państw: Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii, Federacji Rosyjskiej lub Ukrainy.

Oświadczenie umożliwia cudzoziemcowi legalne świadczenie pracy w Polsce bez posiadania zezwolenia na pracę przez 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy niezależnie od liczby podmiotów powierzających temu cudzoziemcowi wykonywanie pracy. Oznacza to, że cudzoziemiec może zmienić kilku pracodawców, ale łączny okres świadczenia pracy na postawie oświadczenia nie może przekroczyć łącznie 6 miesięcy w ciągu roku. Oczywiście, cudzoziemiec może kontynuować pracę w Polsce, ale dla tego celu pracodawca musi postarać się o zezwolenie na pracę, które wydaje wojewoda właściwy dla miejsca siedziby lub adresu zamieszkania pracodawcy.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wydawane jest na wniosek pracodawcy przez Urząd Pracy właściwy dla miejsca zarejestrowania pracodawcy. Pracodawca składa wniosek osobiście lub przez pełnomocnika i z reguły w ciągu 7-10 dni otrzymuje zarejestrowane oświadczenie. Termin zarejestrowania oświadczenia zależy od miejscowości i liczby wniosków do zarejestrowania.

Jakie warunki musi spełnić pracodawca w celu uzyskania oświadczenia dla cudzoziemca?

Po pierwsze, pracodawca nie może mieć zadłużenia w ZUS oraz urzędzie skarbowym. Urząd Pracy ma możliwość sprawdzenia informacji i nawet przy zadłużeniu w wysokości 1 złotego, które wynikło z oczywistej pomyłki, urząd ma prawo odmówić zarejestrowania oświadczenia lub wstrzymać jego zarejestrowanie na określony czas do dnia uregulowania przez pracodawcę powstałych zobowiązań.

Po drugie, zatrudnienie cudzoziemca może nastąpić tylko na te stanowiska, które nie są wymienione w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), dla których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową.

Po trzecie, praca cudzoziemca nie jest związana z pełnieniem funkcji w zarządzie osoby prawnej, prowadzeniem spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej jako komplementariusz lub działaniem w charakterze prokurenta podmiotu z KRS.

Dokumenty, jakie należy złożyć:

1. Kopia paszportu cudzoziemca;
2. Oświadczenie o niekaralności pracodawcy;
3. Wyciąg z rejestru CEIDG lub KRS;
4. Kopia dowodu osobistego pracodawcy, jeżeli nie jest on zarejestrowany w KRS;
5. Dowód wpłaty w wysokości 30,00 złotych;
6. Pełnomocnictwo, jeżeli w sprawie występuje pełnomocnik.

Obowiązki pracodawcy po zarejestrowaniu oświadczenia

Po zarejestrowaniu oświadczenia należy przekazać cudzoziemcowi oryginał w celu wyrobienia wizy lub udokumentowania celu pobytu przy przekroczeniu granicy. Obecnie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wydawane są w 2 wersjach – papierowej lub elektronicznej. Forma oświadczenia zależy od urzędu, który je wpisuje. Na przykład w Warszawie oświadczenia są wydawane w wersji elektronicznej, zawierające podpis elektroniczny urzędnika, który oświadczenia zarejestrował. Konsulaty akceptują obie formy oświadczeń i nie ma problemów przy uzyskaniu wizy, ponieważ każde oświadczenie jest sprawdzane w systemie przed wydaniem wizy.

Po przybyciu cudzoziemca należy podpisać z nim umowę zgodnie z warunkami wykazanymi w oświadczeniu i przedstawić tłumaczenie umowy na język zrozumiały dla cudzoziemca. Warto pamiętać, że zmiana warunków pracy powoduje konieczność zarejestrowania nowego oświadczenia dla cudzoziemca. Po podpisaniu umowy pracownik powinien zostać zgłoszony do ZUS, a kopie jego paszportu, wizy oraz oświadczenia należy przechowywać przez cały czas pracy cudzoziemca.

Pracodawca ma obowiązek informowania organu, który wydał oświadczenie, o rozpoczęciu pracy przez cudzoziemca nie później niż w dniu rozpoczęcia pracy, o nie przystąpieniu do pracy w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy wskazanego w oświadczeniu oraz o zakończeniu świadczenia pracy przez cudzoziemca. Tutaj warto wspomnieć, że takie zawiadomienie pracodawcy powoduje zmniejszenie przepracowanych przez cudzoziemca dni w Polsce. W przypadku, gdy cudzoziemiec nie stawił się do pracy po uzyskaniu oświadczenia, a pracodawca nie zawiadomił o tym fakcie urzędu, praca cudzoziemca będzie liczona jako świadczona w Polsce w ciągu całego okresu ważności tego oświadczenia. I jeżeli później, np. po 6 miesiącach, taki cudzoziemiec będzie chciał pracować w Polsce, nie będzie to możliwe na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, tylko po upływie pół roku. Ponadto, jeżeli cudzoziemiec przystąpi do pracy miesiąc lub dwa po wskazanym rozpoczęciu okresu świadczenia pracy, dzięki zawiadomieniu urzędu pracodawca będzie mógł zarejestrować kolejne oświadczenie na nieprzepracowany okres.

Jeżeli pracodawca zdecyduje na kontynuację współpracy z cudzoziemcem, można ubiegać się o zezwolenie na pracę lub jednolite zezwolenie na pobyt i pracę (tzw. karta pobytu).

Często polscy pracodawcy uznają procedurę zatrudniania cudzoziemców za zbyt skomplikowaną i niezrozumiałą i powierzają prowadzenie spraw cudzoziemców firmom zewnętrznym. Przede wszystkim zawsze należy pilnować dwóch rzeczy: legalności pobytu cudzoziemca (posiadanie ważnej wizy, dostępnych dni pobytu na podstawie ruchu bezwizowego lub karty pobytu) oraz legalności świadczonej pracy (posiadanie ważnego zezwolenia na pracę lub stosownej karty pobytu lub udokumentowanie zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę).